MAKALAH E-COMMERCE

KATA PENGANTAR

Penulis mengucapkan puji syukur dan terima kasih kepada Allah SWT, karena atas kuasaNya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “PENJUALAN MOTOR PADA PT.ASTRA MOTOR HONDA”.

Kesulitan dari berbagai rintangan yang menimbulkan rasa susah, putus asa dan kekecewaan dalam penyusunan Tugas Akhir ini begitu mudah terhapus ketika penulis menyadari begitu banyak pengalaman dan hikmah yang didapat dari awal hingga akhir penyusunan Tugas Akhir

 E-Commerce ini.

Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi  S-1  jurusan Teknik Informatika.  Penulis menyadari sepenuhnya kemampuan yang ada dalam diri penulis, untuk itu kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diperlukan oleh penulis.

Akhirnya semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat sebagaimana yang diharapkan. Amin.

Kupang, 30-05-2012

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................................1

DAFTAR ISI.....................................................................................................2

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang ...........................................................................3

1.2. Rumusan Masalah ......................................................................4

1.3. Tujuan Penelitian........................................................................4

1.4. Manfaat Penelitian......................................................................4

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Akuntansi Penjualan........................................................6

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian.........................................................................9

3.2 Objek Penelitian..........................................................................9

3.3 Metode Pengumpulan Data.........................................................9

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian.........................................................................11

4.1.1 Sejarah Perusahaan............................................................... 11

4.1.2 Kegiatan Usaha.....................................................................11

BAB V PENUTUP

5.1. Simpulan.......................................................................................24

5.2. Saran.............................................................................................25

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Perkembangan pengetahuan dan teknologi yang sangat besar menimbulkan persaingan yang ketat dalam dunia usaha. Dalam mempertahankan kelangsungan hidup dan untuk mencapai tujuan khususnya, perusahaan memerlukan penyediaan informasi yang cukup. Sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan mempunyai manfaat dan peranan yang penting dalam tercapainya tujuan perusahaan. Sistem akuntansi tidak hanya untuk mencatat transaksi keuangan yang telah terjadi saja, akan tetapi mempunyai peranan yang penting dalam melaksanakan bisnis perusahaan. Penyusunan sistem informasi akuntansi disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan perusahaan.

Dalam menjalankan usahanya perusahaan mempunyai tujuan utama untuk memperoleh laba sebesar-besarnya. Perusahaan memperoleh laba dari kegiatan pokok perusahaan yaitu penjualan barang atau jasa yang dihasilkannya. Penjualan barang dan jasa perusahaan dapat dilakukan melalui penjualan tunai dan penjualan kredit.

PT. ASTRA MOTOR HONDA  merupakan sebuah perusahaan dagang, yaitu perusahaan yang kegiatan utamanya adalah membeli barang (produk jadi) dan menjualnya kembali kepada para konsumen (Al. Haryono Jusup, 2003:323). Perusahaan-prusahaan dagang dapat dibedakan antara pedagang besar dan pedagang eceran. Pedagang besar (grosir) biasanya membeli barang langsung dari

pabrik penghasil barang tersebut (produsen), sedangkan pedagang-pedagang kecil membeli barang dari grosir untuk kemudian menjual kembali barang tersebut kepada konsumen dengan harga eceran.

PT. ASTRA MOTOR HONDA  adalah sebuah perusahaan yang kegiatan utamanya melakukan penjualan sepeda motor merk Honda baik motor baru maupun motor bekas. Untuk meningkatkan volume penjualan, perusahaan mengambil kebijakan dengan tidak hanya melakukan penjualan secara tunai, tetapi juga dengan penjualan kredit. Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Penjualan secara kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan harus menagih kepada pembeli tersebut.

Transaksi penjualan dalam sebuah perusahaan dilakukan dengan berbagai tahap dan proses dengan melibatkan beberapa fungsi atau bagian yang terkait yang menangani prosedur-prosedur dan pencatatan akuntansinya. Dengan demikian akan mudah sekali terjadi kemungkinan penyimpangan atau kesalahan yang dapat merugikan perusahaan, misalnya adanya penjualan motor kepada orang yang tidak memenuhi syarat kredit sehingga akan menimbulkan adanya piutang tak tertagih. Berkaitan dengan pelaksanaan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten belum menunjukkan kualitas yang baik, karena dalam penerapannya masih terdapat sedikit kelemahan antara lain yaitu adanya perangkapan tugas pada beberapa bagian. Perangkapan fungsi tersebut terdapat pada bagian penjualan, pada bagian ini terdapat tiga bagian sekaligus yaitu bagian penjualan, bagian kredit, dan bagian gudang.

1.2. Rumusan Masalah

Dalam suatu penelitian terlebih dahulu harus menentukan permasalahan. Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  ?

2. Apa kelebihan dan kekurangan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  ?

3. Bagaimana sistem penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  setelah diperbaiki?

1.3. Tujuan Penelitian

Berdasarkan pada perumusan masalah di atas, maka tujuan pelaksanaan penelitian adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui gambaran tentang sistem informasi akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  

2. Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  

3. Mendisain ulang sistem penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  

1.4. Manfaat Penelitian

Di samping tujuan tersebut di atas, penyusunan tugas akhir ini juga

mempunyai manfaat sebagai berikut:

1. Bagi Penulis

Dapat menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis mengenai peran sistem akuntansi penjualan pada perusahaan dagang dan mengenai masalah-masalah yang terjadi khususnya yang berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan pada perusahaan dagang.

2. Bagi PT. ASTRA MOTOR HONDA  

Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran yang jelas serta sebagai bahan masukan dan pertimbangan untuk mendukung pengembangan usaha perusahaan khususnya dalam mengorganisir sistem akuntansi penjualan motor.

3. Bagi Universitas Uyelindo Kupang

Diharapkan dapat dijadikan sebagai informasi tambahan bagi mahasiswa khususnya yang berkaitan dengan penulisan ini dan menambah wawasan baru mengenai pemahaman sistem akuntansi penjualan.

BAB II

LANDASAN TEORI

Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.

2.1. Sistem Akuntansi Penjualan

Pengertian dari sistem akuntansi itu sendiri menurut adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Kegiatan penjualan terdiri dari penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Sistem informasi akuntansi penjualan terdiri dari kelompok unsur sebagai berikut:

1. Fungsi yang terkait

Menurut Mulyadi (2001:211), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:

a. Fungsi Penjualan

Dalam sistem penjualan kredit, fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi penting yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan menentukan dari gudang mana barang tersebut akan dikirim, dan mengirim surat order pengiriman.

b. Fungsi Kredit

Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

c. Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman

Dalam sistem penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi dari pihak yang berwenang.

e. Fungsi Penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

f. Fungsi Akuntansi

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, membuat dan mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.

2. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:

a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan informasi seperti yang tertera di atas surat order pengiriman tersebut.

b. Faktur dan Tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.

c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

d. Bukti Memorial

Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:

a.       Jurnal Penjualan.

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom untuk mencatat penjualan.

b. Kartu Piutang.

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

c. Kartu Persediaan.

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

d. Kartu Gudang.

Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan

persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

e. Jurnal Umum.

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut:

a. Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.

b. Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan baik tunai maupun kredit.

c. Jurnal Umum

Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

d. Kartu Persediaan

Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.

e. Kartu Gudang

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian Tugas Akhir ini dilaksanakan pada PT. ASTRA MOTOR HONDA Kabupaten Kupang yang beralamat di Jalan Pemuda No. 153 Kupang.

3.2 Objek Penelitian

Definisi dari objek penelitian merupakan objek yang menjadi titik perhatian suatu penelitian. Dalam penelitian ini penulis menitikberatkan objek penelitian mengenai pelaksanaan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  , baik secara kredit maupun tunai khususnya mengenai:

1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  

2. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  

3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  

4. Sistem pengendalian intern sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  

5. Prosedur dan jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  

3.3 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian untuk penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Metode Observasi

Dalam pengertian psikologik, observasi atau yang disebut pula dengan pengamatan meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu obyek dengan menggunakan seluruh alat indera. Jadi observasi dapat dilakukan melalui penglihatan, penciuman, pendengaran, peraba, dan pengecap.

2. Metode Wawancara

Wawancara sering juga disebut sebagai metode interviu, yaitu sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara (interviewer) untuk memperoleh informasi dari terwawancara (interviewee).

Dalam penelitian ini, penulis melakukan wawancara secara langsung dengan bagian akuntansi, keuangan, serta bagian lain yang berkaitan dengan sistem akuntansi penjualan motor pada  PT. ASTRA MOTOR HONDA  

3.4 Teknik Analisis Data

Analisa data yang digunakan adalah secara kualitatif, yaitu penggambaran dengan kata-kata atau kalimat yang dipisah-pisahkan menurut kategori untuk memperoleh kesimpulan. Proses analisis data meliputi kegiatan menelaah seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber yang diperoleh. Penulis juga melakukan perbandingan antara teori secara umum dengan kenyataan yang terjadi di lapangan yang disusun secara sistematis dalam bentuk tugas akhir.

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1. Hasil Penelitian

4.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. ASTRA MOTOR HONDA  merupakan sebuah perusahaan dagang yang kegiatan utamanya melakukan penjualan sepeda motor baik motor bekas maupun motor baru khususnya merk Honda. penjualan tersebut dilakukan secara tunai, kredit, maupun kredit melalui leasing. Untuk penjualan kredit secara leasing ini dalam hal pendanaan perusahaan telah bekerja sama dengan FIF, WOM dan ADIRA.

PT. ASTRA MOTOR HONDA didirikan oleh Bapak Purnomo Budi Santoso pada tahun 1979 dengan berlokasi di Jalan Pemuda No. 153 Kupang. Pemilihan lokasi tersebut berada di tempat strategis dan lingkungan masyarakat yang produktif sehingga usaha yang dijalankan dapat berjalan dengan baik. Sebelum mendirikan PT. ASTRA MOTOR HONDA, Bapak Purnomo telah cukup lama bergerak di bidang ini. Mulai dari penjualan sebuah sepeda motor bekas hingga mendirikan show room Yamaha. Dengan memanfaatkan peluang bisnis yang ada beliau memutuskan beralih membuka show room Honda dan menutup show room Yamaha.

Tahun demi tahun usaha yang dijalankan dengan bendera Asli Motor ini terus mengalami perkembangan. Nama Asli Motor dipilih dengan maksud keaslian segala hal adalah yang utama mulai dari mutu produk, mutu pelayanan, hingga mutu dari sebuah niat pemiliknya untuk memuaskan konsumen. PT. ASTRA MOTOR HONDA berubah status dari usaha dagang menjadi Perseroan Terbatas pada tahun1997. Perubahan status tersebut diharapkan dapat memperluas cakupan bisnis perusahaan dan membuka lapangan pekerjaan yang luas bagi masyarakat.

4.1.2. Kegiatan Usaha

Dengan semakin berkembangnya usaha yang dijalankan saat ini, selain membuka usaha penjualan sepeda motor PT. ASTRA MOTOR HONDA juga telah mengembangkan usahanya menjadi 10 kegiatan usaha yaitu:

1. Penjualan sepeda motor dengan merek Honda

PT. ASTRA MOTOR HONDA menyediakan berbagai tipe merek Honda baik bebek maupun Sport yang kualitas dan keasliannya terjamin.

2. Penjualan sepeda motor bekas atau tukar tambah

Melayani penjualan sepeda motor bekas dan tukar tambah segala tipe motor merek Honda.

3. Penjualan sepeda motor secara kredit

Melayani penjualan secara kredit baik kredit langsung maupun kredit melalui Leasing. Dalam hal pendanaan, perusahaan telah bekerja sama dengan FIF, WOM, dan ADIRA.

4. Membuka fasilitas pemeliharaan sepeda motor

Memberikan pelayanan jasa kepada pelanggan dengan memberikan fasilitas pemeliharaan sepeda motor dengan mekanik-mekanik yang sudah terlatih dan menyediakan suku cadang asli Honda yang didatangkan dari Astra.

5. “ARMOT”

Mengadakan program arisan motor dengan kelebihan angsuran lebih ringan. Program ini telah berbadan hukum sehingga kelangsungannya tetap terus terjamin.

6. “ARMOB˝

Program Armob ini tidak jauh berbeda dengan Armot, program ini disajikan dalam bentuk arisan dengan produk mobil.

7. Kospin “ASLI˝

Merupakan koperasi simpan pinjam yang dikelola tenaga ahli untuk membantu kebutuhan konsumen dengan moto “Solusi Jitu Kebutuhan Anda˝.

8. Melayani jasa BBN

Melayani Pembuatan SIM, Pajak ulang, dan Mutasi.

9. Penjualan barang elektronik rumah tangga

Menyediakan berbagai jenis barang-barang elektronik rumah tangga

10. Forever Young

Usaha ini merupakan usaha MLM Asli Motor. Forever Young melayani kebutuhan kosmetik, obat-obatan, kebutuhan rumah tangga, hingga kebutuhan pertanian.

4.1.4. Sistem Akuntansi Penjualan Motor Kredit Pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  

PT. ASTRA MOTOR HONDA  dalam menjalankan transaksi penjualan kredit melalui sistem informasi akuntansi berikut ini:

1. Bagian yang Terkait

Bagian yang terkait dalam transaksi penjualan kredit pada PT. ASTRA MOTOR HONDA adalah sebagai berikut:

a. Bagian Marketing Intern.

Dalam transaksi penjualan kredit, bagian Marketing Intern bertugas memberikan pelayanan kepada pembeli yang datang, memeriksa status kredit, dan apabila telah memenuhi syarat-syarat kredit kemudian bagian Marketing Intern memberikan otorisasi kredit, serta membuatkan nota penjualan, surat jalan, surat keluar dan surat serah terima barang. Bagian Marketing Intern juga bertanggung jawab untuk membuat kartu gudang berdasarkan penghitungan fisik secara langsung di gudang.

b. Bagian Penerimaaan Kas

Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berada dibawah Departemen Keuangan yang bertanggung jawab untuk membuatkan kwitansi atas penerimaan kas dari bagian Marketing Intern dan menyetorkan uang ke bank secara periodik (setiap hari).

c. Bagian Akuntansi

Dalam transaksi penjualan kredit, bagian akuntansi bertugas untuk membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan mencatat transaksi rincian mutasi barang ke dalam kartu persediaan berdasarkan nota penjualan lembar kelima.

d. Bagian Kolektor

Dalam transaksi penjualan kredit, bagian kolektor bertugas membuat kartu angsuran yang digunakan oleh pembeli sebagai bukti telah melakukan pembayaran uang muka, pencatatan uang muka ke dalam kartu angsuran dilakukan berdasarkan nota penjualan lembar kedua yang diterima dari bagian Marketing Intern.

e. Bagian Servis

Dalam transaksi penjualan kredit, bagian Servis bertugas mengambil sepeda motor yang telah dipilih oleh pembeli dari show room, dan mengecek kendaraan untuk diserahkan ke bagian Driver.

f. Bagian Driver

Bagian ini bertugas mengirimkan barang yang diterimanya dari bagian Servis kepada pembeli berdasrkan surat jalan, surat serah terima barang dan surat keluar, setelah menyerahkan barang, bagian ini meminta tanda

tangan pembeli pada surat serah terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima oleh pembeli.

g. Bagian BPKB

Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini menerima nota penjualan dari Bagian Marketing Intern dan bertanggung jawab membuat surat permohonan faktur ke Astra yang akan digunakan untuk mengurus pembuatan STNK dan BPKB. Selanjutnya, STNK akan diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan kepada pembeli dan mengarsipkan BPKB sampai pembayaran dilunasi.

h. Bagian Angsuran

Bagian angsuran bertanggung jawab untuk membuat kartu piutang berdasarkan nota penjualan lembar kedua dari bagian Kolektor, dan melakukan pencatatan pembayaran angsuran dari pembeli.

2. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit pada PT. ASTRA MOTOR HONDA adalah sebagai berikut:

a. Nota Penjualan

Nota penjualan digunakan untuk mencatat transaski penjualan kredit. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern dengan rangkap lima. Lembar pertama didistribusikan ke pembeli, lembar kedua ke bagian Kolektor, lembar ketiga ke bagian BPKB, lembar keempat digunakan oleh bagian Merketing Intern sebagai arsip, dan lembar kelima didistribusikan ke bagian Penerimaan Kas, kemudian dari bagian Penerimaan Kas akan didistribusikan ke bagian Akuntansi.

b. Surat Perjanjian Sewa Beli

Surat ini digunakan sebagai bukti kesepakatan antara perusahaan dengan pembeli yang berisi aturan-aturan dalam transaksi penjualan kredit. Surat perjanjian ini dibuat oleh bagian Marketing Intern dan didistribusikan ke bagian kolektor.

c. Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan surat yang berisikan tentang hak perusahaan yang digunakan untuk menarik kembali kendaraan yang sudah dibeli oleh pembeli apabila tidak bisa melunasi hutangnya kepada perusahaan. Surat Kuasa ini juga dibuat oleh bagian Marketing Intern untuk didistribusikan ke bagian Kolektor.

d. Surat Jalan

Surat jalan digunakan sebagai bukti pengiriman barang yang telah dilaksanakan oleh bagian Driver kepada pembeli. Surat Jalan ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern rangkap dua dan didistribusikan ke bagian Servis.

e. Surat Serah Terima Barang

Surat serah terima barang digunakan sebagai bukti penyerahan barang oleh Driver dalam melaksanakan tugasnya mengirimkan dan meyerahkan barang kepada pembeli. Surat ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern dengan rangkap dua untuk didistribusikan ke bagian Servis.

f. Surat Keluar

Surat Keluar merupakan surat keterangan dari bagian Marketing Intern yang digunakan oleh bagian Driver untuk mengeluarkan kendaraan dari perusahaan. Dokumen ini didistribusikan ke bagian Servis, dari bagian Servis kemudian ke bagian Driver, selanjutnya ke bagian Satpam.

g. Kwitansi

Dalam transaksi penjualan kredit, dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran uang muka dari pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Penerimaan Kas untuk diserahkan ke pembeli melalui bagian Marketing Intern.

h. Bukti Setor Bank

Bukti Setor Bank digunakan sebagai bukti penyetoran uang oleh bagian Penerimaan Kas ke bank. Dokumen ini di buat oleh bagian Penerimaan Kas untuk diarsipkan.

i. Surat Permohonan Faktur

Surat Permohonan Faktur digunakan untuk meminta faktur yang berisi keterangan dari Astra atas pembelian resmi sepeda motor. Faktur yang diterima dari Astra tersebut digunakan untuk pembuatan STNK dan BPKB. Dokumen ini dibuat oleh bagian BPKB untuk dikirimkan ke Astra.

j. Kartu Angsuran

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat angsuran pelanggan yang dilakukan oleh bagian angsuran. Kartu angsuran ini dibuat oleh bagian Kolektor berdasarkan nota penjualan untuk diserahkan kepada pembeli yang digunakan sebagai bukti telah melakukan pembayaran angsuran.

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit pada PT. ASTRA MOTOR HONDA adalah sebagai berikut:

a. Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit

berdasarkan nota penjualan lembar kelima yang diterima dari bagian Penerimaan Kas. Jurnal umum ini dibuat oleh bagian Akuntansi.

b. Jurnal Penerimaan Kas.

Catatan akuntansi ini digunakan untuk penerimaan uang muka dari pembeli. Jurnal penerimaan kas ini dibuat oleh bagian Akuntansi berdasarkan nota penjualan.

c. Kartu Gudang

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. Pencatatan ke dalam kartu gudang ini diselenggarakan oleh bagian Marketing Intern berdasarkan pengecekan fisik secara langsung dari gudang.

d. Laporan Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat jumlah penjualan yang dilakukan perusahaan. Pencatatan ini dilakukan oleh bagian Penerimaan Kas berdasarkan nota penjualan lembar ke lima.

e. Kartu Piutang

Catatan ini digunakan untuk mencatat rincian piutang perusahaan kepada tiap pelanggannya. Kartu ini dibuat oleh bagian angsuran berdasarkan nota penjualan yang diterima dari bagian Marketing Intern.

f. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi rincian mutasi persediaan barang, spesifikasi dan data-data lain mengenai barang dagangan yang berada di gudang. Kartu persediaan ini dibuat oleh bagian Akuntansi berdasarkan nota penjualan.

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem dalam transaksi penjualan kredit pada PT. Asli Motor Klaten adalah sebagai berikut:

a. Prosedur Penjualan

Dalam prosedur ini, bagian Marketing Intern melayani pembeli yang datang ke Dealer, membuat kesepakatan harga, memeriksa status kredit dan memberikan otorisasi kredit. Bagian Marketing Intern kemudian membuat nota penjualan, surat perjanjian kredit, surat kuasa, surat jalan, surat serah terima barang, surat keluar, dan mendistribusikannya ke beberapa bagian yang lain untuk memungkinkan bagian lain tersebut memberikan pelayanan kepada pembeli.

b. Prosedur Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini, bagian Markerting Intern menerima pembayaran uang muka dari pembeli, bersama dengan nota penjualan lembar kelima uang pembayaran tersebut diserahkan ke bagian Penerimaan Kas, kemudian bagian Penerimaan Kas membuatkan kwitansi sebagai bukti penyerahan uang dari bagian Marketing Intern dan menyetorkan uang ke bank setiap hari serta mengarsipkan bukti setor bank berdasarkan tanggal, menyerahkan nota penjualan ke bagian Akuntansi.

c. Prosedur Pengecekan

Bagian Servis menerima surat jalan, surat serah terima barang, dan surat keluar dari bagian Marketing Intern kemudian mengambil barang yang telah dipilih oleh pembeli dari show room dan mengecek barang tersebut sebelum diserahkan ke bagian Driver untuk dikirim ke pembeli.

d. Prosedur Pengiriman

Bagian Driver menerima barang, surat jalan, surat serah terima barang, serta surat keluar yang diterima dari bagian Servis dan mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam dokumen tersebut. Setelah barang diserahkan ke pembeli, bagian Driver meminta tanda tangan pembeli pada surat serah terima barang dan surat jalan sebagai tanda bahwa barang telah dikirim dan diterima oleh pembeli.

e. Prosedur Pencatatan Akuntansi

Bagian Akuntansi menerima nota penjualan lembar kelima dari bagian Penerimaan Kas yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan.

f. Prosedur Pencatatan Piutang

Dalam prosedur ini, bagian Angsuran menerima nota penjualan lembar kedua dari bagian Kolektor yang digunakan sebagai dasar untuk membuat Kartu Piutang.

g. Prosedur Pembuatan STNK dan BPKB

Bagian BPKB menerima nota penjualan lembar ketiga dari bagian Marketing Intern yang digunakan sebagai dasar pembuatan surat permohonan faktur ke Astra. Setelah faktur dari Astra diterima digunakan

untuk mengurus STNK dan BPKB. STNK diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan ke pembeli dan menyimpan BPKB tersebut sampai pelunasan pembayaran kredit oleh pembeli.

h. Prosedur Penagihan

Bagian Kolektor menerima informasi dari bagian Angsuran untuk membuatkan surat penagihan atas keterlambatan pembayaran angsuran oleh pembeli.

5. Unsur Pengendalian Intern

Unsur pokok sistem pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit pada PT. Asli Motor Klaten terdiri dari:

a. Organisasi:

1) Bagian Marketing Intern terpisah dari bagian Penerimaan Kas

2) Bagian Penerimaan Kas terpisah dari bagian Akuntansi

3) Transaksi penjualan kredit dilaksanakan oleh bagian Marketing Intern, bagian Penerimaan Kas, bagian Servis, bagian Driver, bagian Akuntansi, bagian Kolektor, bagian BPKB, dan bagian Angsuran.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1) Penerimaan order dari pembeli dan persetujuan kredit diotorisasi oleh bagian Marketing Intern dengan membuat nota penjualan.

2) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh bagian Driver dengan cara menandatangani surat jalan dan surat serah terima barang.

3) Penetapan harga jual, syarat penjualan dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Utama, dengan penerbitan surat yang berhubungan

dengan keputusan mengenai hal tersebut.

4) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen yang lengkap.

5) Pencatatan ke dalan catatan akunatansi dilaksanakan oleh bagian yang diberi tugas dan wewenang untuk melakukan pencatatan, yaitu:

a. Pencatatan ke dalam kartu gudang dan laporan penjualan dilakukan oleh bagian Marketing Intern

b. Pencatatan ke dalam kartu piutang dilaksanakan oleh bagian Angsuran

c. Pencatatan ke dalam jurnal dan kartu persediaan dilaksanakan oleh bagian Akuntansi.

d. Pencatatan ke dalam kartu angsuran dilaksanakan oleh bagian Angsuran

c. Praktik yang sehat

1) Penggunaan nota penjualan bernomor urut tercetak

2) Adanya audit intern pada perusahaaan yang mengaudit semua bagian

3) Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik barang yang ada di gudang dengan jumlah barang pada kartu gudang dan kartu persediaan.

6. Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit

Uraian kegiatan setiap bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:

a. Bagian Marketing Intern

1) Pembeli datang ke Dealer

2) Bagian Marketing Intern membuat kesepakatan harga

3) Memeriksa status kredit dan memberikan otorisasi kredit

4) Membuat nota penjualan sebanyak empat lembar:

Lembar 1: diserahkan kepada pembeli

Lembar 2: didistribusikan ke bagian Kolektor

Lembar 3: didistribusikan ke bagian BPKB

Lembar 4: disimpan oleh bagian Marketing Intern sebagai arsip dan digunakan sebagai dasar pembuatan kartu gudang

Lembar 5: diditribusikan ke bagian Penerimaan Kas

5) Membuat surat jalan dan surat serah terima barang sebanyak dua lembar serta surat keluar sebanyak satu lembar kemudian menyerahkannya ke bagian Servis.

6) Membuat dan meminta tanda tangan kepada pembeli pada surat perjanjian kredit dan surat kuasa kemudian menyerahkan ke bagian kolektor.

7) Menerima STNK dari bagian BPKB untuk diarsipkan sementara berdasarkan abjad sampai diambil oleh pembeli.

b. Bagian Penerimaan Kas

1) Menerima nota penjualan lembar kelima dari bagian Marketing Intern bersama dengan uang muka penjualan

2) Membuat kwitansi kemudian diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan kepada pembeli.

3) Membuat laporan penjualan atas penjualan berdasarkan nota penjualan lembar kelima.

4) Menyetorkan uang ke bank secara periodik

5) Membuat dan mengarsipkan bukti setor bank berdasarkan tanggal

6) Menyerahkan nota penjualan lembar kelima ke bagian Akuntansi.

c. Bagian Akuntansi

1) Menerima nota penjualan lembar kelima dari bagian Penerimaan Kas

2) Membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan berdasarkan nota penjualan

3) Mengarsipkan nota penjualan lembar kelima

d. Bagian Kolektor

1) Menerima nota penjualan lembar kedua, surat perjanjian, dan surat kuasa dari bagian Marketing Intern

2) Membuat kartu angsuran untuk diberikan kepada pembeli

3) Mengarsipkan surat perjanjian dan surat kuasa

4) Menyerahkan nota penjualan lembar kedua ke bagian Angsuran

e. Bagian BPKB

1) Menerima nota penjualan lembar ketiga dari bagian Marketing Intern

2) Membuat surat permohonan faktur ke Astra dan mengarsipkan nota penjualan lembar ketiga berdasarkan nomor

3) Menerima faktur dari Astra

4) Mengurus pembuatan STNK dan BPKB dengan faktur dari Astra

5) Mengarsipkan BPKB sementara berdasarkan tanggal dan menyerahkan STNK ke bagian Marketing Intern.

f. Bagian Angsuran

1) Menerima nota penjualan lembar kedua dari bagian Kolektor

2) Membuat kartu piutang berdasarkan nota penjualan

3) Mengarsipkan nota penjualan lembar kedua

g. Bagian Servis

1) Menerima surat jalan, surat serah terima barang, dan surat keluar dari bagian Marketing Intern

2) Mengambil barang yang telah dipilih oleh pembeli

3) Mengecek sepeda motor kemudian menyerahkan barang ke bagian Driver

4) Mengarsipkan surat jalan lembar pertama

h. Bagian Driver

1) Menerima barang beserta surat jalan, surat serah terima barang dan surat keluar dari bagian servis

2) Mengeluarkan barang dari perusahaan dengan menyerahkan surat keluar ke satpam

3) Mengirimkan barang ke pembeli dan meminta tanda tangan pada surat serah terima barang sebanyak dua lembar

4) Menyerahkan surat serah terima barang lembar pertama ke pembeli

5) Mengarsipkan surat jalan lembar pertama dan surat serah terima barang lembar kedua berdasarkan tanggal

4.2.2 Kekurangan-kekurangan yang terdapat pada sistem akuntansi penjualan di PT. ASTRA MOTOR HONDA  .

1. Masih terdapat perangkapan fungsi pada bagian penjualan. Pada bagian ini terdapat dua fungsi sekaligus yaitu fungsi penjualan dan fungsi kredit. Perangkapan fungsi tersebut dapat menyebabkan terjadinya piutang tak tertagih karena otorisasi kredit diberikan oleh bagian Marketing Intern yang selain bertanggung jawab sebagai bagian penjualan juga bertanggung jawab sebagai bagian kredit.

2. Pada bagian penerimaan kas tidak mempunyai bukti dokumen yang lengkap atas transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit. Bagian ini hanya mempunyai bukti atas transaksi penjualan dari

laporan penjualan yang dibuat oleh bagian ini.

Dengan melihat kekurangan-kekurangan yang ada pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  terutama pada sistem akuntansi penjualan motor, maka alternatif yang dapat diambil oleh PT. ASTRA MOTOR HONDA  dalam sistem akuntansi penjualan motor agar laporan keuangan perusahaan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya dan dapat membangun perusahaan agar semakin maju adalah: Bagian yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Motor Pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  , bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan motor secara kredit kurang sesuai dengan teori karena masih terdapat perangkapan fungsi, oleh karena itu bagian-bagian yang seharusnya dijalankan oleh PT. ASTRA MOTOR HONDA  adalah:Bagian Marketing Intern Bagian ini bertanggung jawab untuk melayani pembeli yang datang, membuatkan nota penjualan, surat jalan, surat keluar dan surat serah terima barang. Bagian Kredit Bagian ini bertanggung jawab untuk memeriksa status kredit, dan apabila telah memenuhi syarat-syarat kredit bagian ini memberikan otorisasi kredit dengan membuatkan surat perjanjian dan surat kuasa dan mengarsipkannyaBagian Penerimaan KasDalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berada dibawah Departemen Keuangan yang bertanggung jawab untuk membuatkan kwitansi atas penerimaan kas dari bagian Marketing Intern dan menyetorkan uang ke bank secara periodik (setiap hari).Bagian AkuntansiDalam transaksi penjualan kredit, bagian akuntansi bertugas untuk membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan mencatat transaksi rincian mutasi barang ke dalam kartu persediaan berdasarkan nota penjualan lembar kelima.Bagian Kolektor Dalam transaksi penjualan kredit, bagian kolektor bertugas membuat kartu angsuran yang digunakan oleh pembeli sebagai bukti

telah melakukan pembayaran uang muka, pencatatan uang muka ke dalam kartu angsuran dilakukan berdasarkan nota penjualan lembar kedua yang diterima dari bagian Marketing Intern. Selain itu bagian ini juga bertanggung jawab untuk mengarsipkan surat perjanjian dan surat kuasa dari bagian kredit.Bagian ServisDalam transaksi penjualan kredit, bagian Servis bertugas mengambil sepeda motor yang telah dipilih oleh pembeli dari show room, dan mengecek kendaraan untuk diserahkan ke bagian Driver.Bagian DriverBagian ini bertugas mengirimkan barang yang diterimanya dari bagian Servis kepada pembeli berdasrkan surat jalan, surat serah terima barang dan surat keluar, setelah menyerahkan barang, bagian ini meminta tanda tangan pembeli pada surat serah terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima oleh pembeli.Bagian BPKBDalam transaksi penjualan kredit, bagian ini menerima nota penjualan dari Bagian Marketing Intern dan bertanggung jawab membuat surat permohonan faktur ke Astra yang akan digunakan untuk mengurus pembuatan STNK dan BPKB. Selanjutnya, STNK akan diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan kepada pembeli dan mengarsipkan BPKB sampai pembayaran dilunasi.Bagian AngsuranBagian angsuran bertanggung jawab untuk membuat kartu piutang berdasarkan nota penjualan lembar kedua dari bagian Kolektor, dan melakukan pencatatan pembayaran angsuran dari pembeli.Pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  tidak memiliki fungsi gudang yang secara khusus bertanggung jawab atas bagian gudang karena bagian gudang menjadi tanggung jawab bersama Departemen Marketing dan Departemen Mekanik. Oleh karena itu, pembuatan kartu gudang dilaksanakan oleh bagian Marketing Intern dan bagian servis yang menyiapkan barang yang telah dipilih oleh pembeli kemudian diantarkan

langsung oleh bagian driver ke pembeli.Sedangkan pada sistem akuntansi penjualan motor secara tunai pada PT. Asli Motor Klaten sudah sesuai dengan teori yang ada, dan sudah disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan dengan menambah bagian-bagian tertentu yang terkait dengan transaksi penjualan motor secara tunai.

BAB V

PENUTUP

5.1 Simpulan

Setelah penulis melaksanakan penelitian dan berdasarkan hasil pembahasan mengenai sistem akuntansi penjualan motor yang melipui: bagian-

bagian, dokumen, catatan, dan prosedur yang digunakan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan motor kredit belum sesuai dengan teori karena masih terdapat perangkapan fungsi pada bagian penjualan yang merangkap tiga fungsi sekaligus yaitu bagian penjualan, bagian kredit dan bagian gudang. Bagian terkait sistem penjualan kredit yaitu: bagian marketing intern, bagian penerimaan kas, bagian akuntansi, bagian kolektor, bagian servis, bagian driver, bagian BPKB, dan bagian angsuran. Bagian-bagian tersebut dibentuk untuk menyesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan. Sedangkan dalam sistem akuntansi penjualan tunai sudah sesuai dengan teori yaitu: bagian marketing intern, bagian penerimaan kas, bagian akuntansi, bagian servis, bagian driver, dan bagian BPKB.

2. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit antara lain: nota penjualan, surat perjanjian sewa beli, surat kuasa, surat jalan, surat serah terima barang, surat keluar, kwitansi, bukti setor bank, surat permohonan faktur dan kartu angsuran. Sedangkan dokumen untuk penjualan tunai antara lain: tanda terima, surat jalan, surat serah terima barang, surat keluar, kwitansi, bukti setor bank dan surat permohonan faktur. Dokumen-dokumen tersebut digunakan sebagai pendukung dalam laporan keuangan dan dokumen-dokumen tersebut harus bernomor urut tercetak.

3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit antara lain: jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, kartu gudang, laporan penjualan, kartu piutang dan kartu persdiaaan. Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan untuk penjualan tunai antara lain: jurnal penjualan, jurnal

penerimaan kas, kartu gudang, laporan penjualan, dan kartu persediaan. Catatan akuntansi digunakan sebagai peringkasan dalam transaksi penjualan baik secara tunai maupun secara kredit.

4. Bagan alir sistem penjualan motor yang digunakan pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  masih kurang baik karena belum sepenuhnya menggunakan simbol-simbol yang tepat.

5. Dalam pengendalian intern, PT. ASTRA MOTOR HONDA  masih kurang menerapkan praktik yang sehat, sistem penomoran urut tercetak tidak pada semua faktur. Namun perusahaan sudah mempunyai aditor intern yang dapat memeriksa dan mengawasi operaional perusahaan.

5.2 Saran

Berdasarkan beberapa kekurangan yang dikemukakan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba untuk memberikan saran-saran yang diharapkan dapat dijadikan pertimbangan bagi perusahaan untuk memperbaiki sistem penjualan yang ada pada PT. ASTRA MOTOR HONDA  . Adapun saran-saran yang penulis kemukakan adalah sebagai berikut:

1. Dalam perusahaan sebaiknya mengadakan pemisahan fungsi antara bagian marketing intern dan bagian kredit. Dengan adanya pemisahan fungsi diharapkan dapat mengurangi resiko piutang tak tertagih maupun kesalahan lain yang dapat dilakukan karyawan.

2. Pada bagian penerimaan kas sebaiknya memiliki dokumen yang lengkap atas transaksi penjualan. Sehingga ketelitian dan keandalan data akuntansi dapat terjamin.

3. Seluruh dokumen yang digunakan perusahaan harus bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian yang terkait.

4. Bagan alir yang digunakan sebaiknya sedikit diubah pada bagian simbol-simbolnya yang disesuaikan dengan teori.