KATA PENGANTAR
Penulis mengucapkan puji syukur dan
terima kasih kepada Allah SWT, karena atas kuasaNya penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir ini yang berjudul “PENJUALAN MOTOR PADA PT.ASTRA MOTOR HONDA”.
Kesulitan dari berbagai rintangan yang menimbulkan
rasa susah, putus asa dan kekecewaan dalam penyusunan Tugas Akhir ini begitu
mudah terhapus ketika penulis menyadari begitu banyak pengalaman dan hikmah
yang didapat dari awal hingga akhir penyusunan Tugas Akhir
E-Commerce ini.
Tugas akhir ini disusun sebagai salah
satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi S-1 jurusan Teknik Informatika. Penulis menyadari
sepenuhnya kemampuan yang ada dalam diri penulis, untuk itu kritik dan saran
yang bersifat membangun sangat diperlukan oleh penulis.
Akhirnya semoga tugas akhir ini dapat
bermanfaat sebagaimana yang diharapkan. Amin.
Kupang, 30-05-2012
DAFTAR
ISI
KATA
PENGANTAR........................................................................................1
DAFTAR ISI.....................................................................................................2
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
...........................................................................3
1.2. Rumusan Masalah ......................................................................4
1.3. Tujuan
Penelitian........................................................................4
1.4. Manfaat
Penelitian......................................................................4
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Akuntansi Penjualan........................................................6
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi
Penelitian.........................................................................9
3.2 Objek Penelitian..........................................................................9
3.3 Metode Pengumpulan
Data.........................................................9
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil
Penelitian.........................................................................11
4.1.1 Sejarah
Perusahaan............................................................... 11
4.1.2 Kegiatan Usaha.....................................................................11
BAB V PENUTUP
5.1. Simpulan.......................................................................................24
5.2.
Saran.............................................................................................25
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah
Perkembangan pengetahuan dan teknologi
yang sangat besar menimbulkan persaingan yang ketat dalam dunia usaha. Dalam
mempertahankan kelangsungan hidup dan untuk mencapai tujuan khususnya,
perusahaan memerlukan penyediaan informasi yang cukup. Sistem informasi
akuntansi dalam suatu perusahaan mempunyai manfaat dan peranan yang penting
dalam tercapainya tujuan perusahaan. Sistem akuntansi tidak hanya untuk
mencatat transaksi keuangan yang telah terjadi saja, akan tetapi mempunyai
peranan yang penting dalam melaksanakan bisnis perusahaan. Penyusunan sistem
informasi akuntansi disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan
perusahaan.
Dalam menjalankan usahanya perusahaan
mempunyai tujuan utama untuk memperoleh laba sebesar-besarnya. Perusahaan
memperoleh laba dari kegiatan pokok perusahaan yaitu penjualan barang atau jasa
yang dihasilkannya. Penjualan barang dan jasa perusahaan dapat dilakukan
melalui penjualan tunai dan penjualan kredit.
PT. ASTRA
MOTOR HONDA merupakan sebuah perusahaan dagang, yaitu perusahaan yang kegiatan
utamanya adalah membeli barang (produk jadi) dan menjualnya kembali kepada para
konsumen (Al. Haryono Jusup, 2003:323). Perusahaan-prusahaan dagang dapat
dibedakan antara pedagang besar dan pedagang eceran. Pedagang besar (grosir)
biasanya membeli barang langsung dari
pabrik penghasil barang tersebut
(produsen), sedangkan pedagang-pedagang kecil membeli barang dari grosir untuk
kemudian menjual kembali barang tersebut kepada konsumen dengan harga eceran.
PT. ASTRA
MOTOR HONDA adalah sebuah perusahaan yang kegiatan utamanya melakukan penjualan
sepeda motor merk Honda baik motor baru maupun motor bekas. Untuk meningkatkan
volume penjualan, perusahaan mengambil kebijakan dengan tidak hanya melakukan
penjualan secara tunai, tetapi juga dengan penjualan kredit. Penjualan tunai
dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan
pembayaran harga terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan
kepada pembeli. Penjualan secara kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara
mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk
jangka waktu tertentu perusahaan harus menagih kepada pembeli tersebut.
Transaksi penjualan dalam sebuah
perusahaan dilakukan dengan berbagai tahap dan proses dengan melibatkan
beberapa fungsi atau bagian yang terkait yang menangani prosedur-prosedur dan
pencatatan akuntansinya. Dengan demikian akan mudah sekali terjadi kemungkinan
penyimpangan atau kesalahan yang dapat merugikan perusahaan, misalnya adanya
penjualan motor kepada orang yang tidak memenuhi syarat kredit sehingga akan
menimbulkan adanya piutang tak tertagih. Berkaitan dengan pelaksanaan sistem
akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten belum menunjukkan kualitas
yang baik, karena dalam penerapannya masih terdapat sedikit kelemahan antara
lain yaitu adanya perangkapan tugas pada beberapa bagian. Perangkapan fungsi
tersebut terdapat pada bagian penjualan, pada bagian ini terdapat tiga bagian
sekaligus yaitu bagian penjualan,
bagian kredit, dan bagian gudang.
1.2. Rumusan Masalah
Dalam suatu penelitian
terlebih dahulu harus menentukan permasalahan. Berdasarkan latar belakang di
atas, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem
akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA ?
2. Apa kelebihan dan
kekurangan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA ?
3. Bagaimana sistem
penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA setelah
diperbaiki?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan pada perumusan
masalah di atas, maka tujuan pelaksanaan penelitian adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui gambaran
tentang sistem informasi akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA
2. Untuk mengetahui
kelebihan dan kekurangan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR
HONDA
3. Mendisain ulang sistem
penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA
1.4. Manfaat Penelitian
Di samping tujuan tersebut
di atas, penyusunan tugas akhir ini juga
mempunyai manfaat sebagai
berikut:
1. Bagi Penulis
Dapat menambah pengetahuan
dan memperluas wawasan penulis mengenai peran sistem akuntansi penjualan pada
perusahaan dagang dan mengenai masalah-masalah yang terjadi khususnya yang
berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan pada perusahaan dagang.
2. Bagi PT. ASTRA MOTOR
HONDA
Dengan adanya penelitian ini
diharapkan dapat memberikan gambaran yang jelas serta sebagai bahan masukan dan
pertimbangan untuk mendukung pengembangan usaha perusahaan khususnya dalam
mengorganisir sistem akuntansi penjualan motor.
3. Bagi Universitas Uyelindo
Kupang
Diharapkan dapat dijadikan
sebagai informasi tambahan bagi mahasiswa khususnya yang berkaitan dengan
penulisan ini dan menambah wawasan baru mengenai pemahaman sistem akuntansi
penjualan.
BAB II
LANDASAN TEORI
Sistem informasi akuntansi
adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan
informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan
bisnis.
2.1. Sistem Akuntansi Penjualan
Pengertian dari sistem
akuntansi itu sendiri menurut adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan
yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Kegiatan penjualan terdiri
dari penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Sistem
informasi akuntansi penjualan terdiri dari kelompok unsur sebagai berikut:
1. Fungsi yang terkait
Menurut Mulyadi (2001:211),
fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai
berikut:
a. Fungsi Penjualan
Dalam sistem penjualan
kredit, fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menerima surat order dari
pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi penting yang
belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan
tanggal pengiriman dan menentukan dari gudang mana barang tersebut akan
dikirim, dan mengirim surat order pengiriman.
b. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah
fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk
meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit
kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab
untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta
menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Dalam sistem penjualan
kredit, fungsi ini bertanggung jawab menyerahkan barang atas dasar surat order
pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab
untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa
otorisasi dari pihak yang berwenang.
e. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab
untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta
menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh
fungsi akuntansi.
f. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penjualan
kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari
transaksi penjualan kredit, membuat dan mengirimkan pernyataan piutang kepada
para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini
bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam
kartu persediaan.
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam
sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Surat Order Pengiriman
dan Tembusannya
Dokumen ini merupakan lembar
pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi
pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan informasi seperti yang tertera
di atas surat order pengiriman tersebut.
b. Faktur dan Tembusannya
Faktur penjualan merupakan
dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.
c. Rekapitulasi Harga Pokok
Penjualan
Rekapitulasi harga pokok
penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga
pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
d. Bukti Memorial
Bukti memorial merupakan
dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode
akuntansi tertentu
3. Catatan Akuntansi yang
Digunakan
Catatan akuntansi yang
digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a.
Jurnal
Penjualan.
Catatan akuntansi ini
digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.
Jika perusahaan menjual beberapa macam produk, dalam jurnal penjualan dapat
disediakan kolom untuk mencatat penjualan.
b. Kartu Piutang.
Catatan akuntansi ini
merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada
tiap-tiap debiturnya.
c. Kartu Persediaan.
Catatan akuntansi ini
merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
d. Kartu Gudang.
Catatan ini diselenggarakan
oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan
persediaan fisik barang yang
disimpan di gudang.
e. Jurnal Umum.
Catatan akuntansi ini
digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode
akuntansi tertentu.
Catatan akuntansi yang
digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut:
a. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan
oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
b. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas
digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai
sumber, diantaranya dari penjualan baik tunai maupun kredit.
c. Jurnal Umum
Jurnal umum digunakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
d. Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan
oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang
dijual.
e. Kartu Gudang
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1
Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian Tugas Akhir ini
dilaksanakan pada PT. ASTRA
MOTOR HONDA Kabupaten Kupang yang beralamat di
Jalan Pemuda No. 153 Kupang.
3.2
Objek Penelitian
Definisi
dari objek penelitian merupakan objek yang menjadi titik perhatian suatu penelitian.
Dalam penelitian ini penulis menitikberatkan objek penelitian mengenai
pelaksanaan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA , baik secara kredit
maupun tunai khususnya mengenai:
1. Fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA
MOTOR HONDA
2. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA
3. Catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA
4. Sistem pengendalian intern sistem
akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA
MOTOR HONDA
5. Prosedur dan jaringan subsistem yang
membentuk sistem akuntansi penjualan motor pada PT. ASTRA MOTOR HONDA
3.3
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan
dalam penelitian untuk penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Metode Observasi
Dalam pengertian psikologik, observasi
atau yang disebut pula dengan pengamatan meliputi kegiatan pemuatan perhatian
terhadap sesuatu obyek dengan menggunakan seluruh alat indera. Jadi observasi
dapat dilakukan melalui penglihatan, penciuman, pendengaran, peraba, dan
pengecap.
2. Metode Wawancara
Wawancara sering juga disebut sebagai
metode interviu, yaitu sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara
(interviewer) untuk memperoleh informasi dari terwawancara (interviewee).
Dalam penelitian ini, penulis melakukan
wawancara secara langsung dengan bagian akuntansi, keuangan, serta bagian lain
yang berkaitan dengan sistem akuntansi penjualan motor pada PT.
ASTRA MOTOR HONDA
3.4 Teknik Analisis Data
Analisa data yang digunakan adalah
secara kualitatif, yaitu penggambaran dengan kata-kata atau kalimat yang
dipisah-pisahkan menurut kategori untuk memperoleh kesimpulan. Proses analisis
data meliputi kegiatan menelaah seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber
yang diperoleh. Penulis juga melakukan perbandingan antara teori secara umum
dengan kenyataan yang terjadi di lapangan yang disusun secara sistematis dalam
bentuk tugas akhir.
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1.
Hasil Penelitian
4.1.1.
Sejarah Perusahaan
PT. ASTRA MOTOR HONDA merupakan
sebuah perusahaan dagang yang kegiatan utamanya melakukan penjualan sepeda
motor baik motor bekas maupun motor baru khususnya merk Honda. penjualan
tersebut dilakukan secara tunai, kredit, maupun kredit melalui leasing. Untuk
penjualan kredit secara leasing ini dalam hal pendanaan perusahaan telah
bekerja sama dengan FIF, WOM dan ADIRA.
PT. ASTRA MOTOR HONDA didirikan oleh Bapak
Purnomo Budi Santoso pada tahun 1979 dengan berlokasi di Jalan Pemuda No. 153 Kupang. Pemilihan lokasi
tersebut berada di tempat strategis dan lingkungan masyarakat yang produktif
sehingga usaha yang dijalankan dapat berjalan dengan baik. Sebelum mendirikan PT.
ASTRA MOTOR HONDA,
Bapak Purnomo telah cukup lama bergerak di bidang ini. Mulai dari penjualan
sebuah sepeda motor bekas hingga mendirikan show room Yamaha. Dengan
memanfaatkan peluang bisnis yang ada beliau memutuskan beralih membuka show
room Honda dan menutup show room Yamaha.
Tahun demi tahun usaha yang dijalankan
dengan bendera Asli Motor ini terus mengalami perkembangan. Nama Asli Motor
dipilih dengan maksud keaslian segala hal adalah yang utama mulai dari mutu
produk, mutu pelayanan, hingga mutu dari sebuah niat pemiliknya untuk memuaskan
konsumen. PT. ASTRA MOTOR HONDA
berubah status dari usaha dagang menjadi Perseroan Terbatas pada
tahun1997. Perubahan status tersebut diharapkan dapat memperluas cakupan bisnis
perusahaan dan membuka lapangan pekerjaan yang luas bagi masyarakat.
4.1.2. Kegiatan Usaha
Dengan semakin berkembangnya
usaha yang dijalankan saat ini, selain membuka usaha penjualan sepeda motor PT.
ASTRA MOTOR HONDA juga telah mengembangkan usahanya menjadi 10 kegiatan
usaha yaitu:
1. Penjualan sepeda motor
dengan merek Honda
PT. ASTRA MOTOR HONDA menyediakan
berbagai tipe merek Honda baik bebek maupun Sport yang kualitas dan keasliannya
terjamin.
2. Penjualan sepeda motor
bekas atau tukar tambah
Melayani penjualan sepeda
motor bekas dan tukar tambah segala tipe motor merek Honda.
3. Penjualan sepeda motor
secara kredit
Melayani penjualan secara
kredit baik kredit langsung maupun kredit melalui Leasing. Dalam hal pendanaan,
perusahaan telah bekerja sama dengan FIF, WOM, dan ADIRA.
4. Membuka fasilitas
pemeliharaan sepeda motor
Memberikan pelayanan jasa
kepada pelanggan dengan memberikan fasilitas pemeliharaan sepeda motor dengan
mekanik-mekanik yang sudah terlatih dan menyediakan suku cadang asli Honda yang
didatangkan dari Astra.
5. “ARMOT”
Mengadakan program arisan
motor dengan kelebihan angsuran lebih ringan. Program ini telah berbadan hukum
sehingga kelangsungannya tetap terus terjamin.
6. “ARMOB˝
Program Armob ini tidak jauh
berbeda dengan Armot, program ini disajikan dalam bentuk arisan dengan produk
mobil.
7. Kospin “ASLI˝
Merupakan koperasi simpan
pinjam yang dikelola tenaga ahli untuk membantu kebutuhan konsumen dengan moto
“Solusi Jitu Kebutuhan Anda˝.
8. Melayani jasa BBN
Melayani Pembuatan SIM,
Pajak ulang, dan Mutasi.
9. Penjualan barang
elektronik rumah tangga
Menyediakan berbagai jenis
barang-barang elektronik rumah tangga
10. Forever Young
Usaha ini merupakan usaha
MLM Asli Motor. Forever Young melayani kebutuhan kosmetik, obat-obatan,
kebutuhan rumah tangga, hingga kebutuhan pertanian.
4.1.4. Sistem Akuntansi
Penjualan Motor Kredit Pada PT. ASTRA MOTOR HONDA
PT. ASTRA MOTOR HONDA dalam
menjalankan transaksi penjualan kredit melalui sistem informasi akuntansi
berikut ini:
1. Bagian yang Terkait
Bagian yang terkait dalam
transaksi penjualan kredit pada PT. ASTRA MOTOR HONDA adalah sebagai berikut:
a. Bagian Marketing Intern.
Dalam transaksi penjualan
kredit, bagian Marketing Intern bertugas memberikan pelayanan kepada pembeli
yang datang, memeriksa status kredit, dan apabila telah memenuhi syarat-syarat
kredit kemudian bagian Marketing Intern memberikan otorisasi kredit, serta
membuatkan nota penjualan, surat jalan, surat keluar dan surat serah terima
barang. Bagian Marketing Intern juga bertanggung jawab untuk membuat kartu
gudang berdasarkan penghitungan fisik secara langsung di gudang.
b. Bagian Penerimaaan Kas
Dalam transaksi penjualan
kredit, bagian ini berada dibawah Departemen Keuangan yang bertanggung jawab
untuk membuatkan kwitansi atas penerimaan kas dari bagian Marketing Intern dan
menyetorkan uang ke bank secara periodik (setiap hari).
c. Bagian Akuntansi
Dalam transaksi penjualan
kredit, bagian akuntansi bertugas untuk membuat jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas dan mencatat transaksi rincian mutasi barang ke dalam kartu
persediaan berdasarkan nota penjualan lembar kelima.
d. Bagian Kolektor
Dalam transaksi penjualan
kredit, bagian kolektor bertugas membuat kartu angsuran yang digunakan oleh
pembeli sebagai bukti telah melakukan pembayaran uang muka, pencatatan uang
muka ke dalam kartu angsuran dilakukan berdasarkan nota penjualan lembar kedua
yang diterima dari bagian Marketing Intern.
e. Bagian Servis
Dalam transaksi penjualan
kredit, bagian Servis bertugas mengambil sepeda motor yang telah dipilih oleh
pembeli dari show room, dan mengecek kendaraan untuk diserahkan ke bagian
Driver.
f. Bagian Driver
Bagian ini bertugas
mengirimkan barang yang diterimanya dari bagian Servis kepada pembeli
berdasrkan surat jalan, surat serah terima barang dan surat keluar, setelah
menyerahkan barang, bagian ini meminta tanda
tangan pembeli pada surat
serah terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima oleh
pembeli.
g. Bagian BPKB
Dalam transaksi penjualan
kredit, bagian ini menerima nota penjualan dari Bagian Marketing Intern dan
bertanggung jawab membuat surat permohonan faktur ke Astra yang akan digunakan
untuk mengurus pembuatan STNK dan BPKB. Selanjutnya, STNK akan diserahkan ke
bagian Marketing Intern untuk diserahkan kepada pembeli dan mengarsipkan BPKB
sampai pembayaran dilunasi.
h. Bagian Angsuran
Bagian angsuran bertanggung
jawab untuk membuat kartu piutang berdasarkan nota penjualan lembar kedua dari
bagian Kolektor, dan melakukan pencatatan pembayaran angsuran dari pembeli.
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam
transaksi penjualan kredit pada PT. ASTRA MOTOR HONDA adalah sebagai berikut:
a. Nota Penjualan
Nota penjualan digunakan
untuk mencatat transaski penjualan kredit. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing
Intern dengan rangkap lima. Lembar pertama didistribusikan ke pembeli, lembar
kedua ke bagian Kolektor, lembar ketiga ke bagian BPKB, lembar keempat
digunakan oleh bagian Merketing Intern sebagai arsip, dan lembar kelima
didistribusikan ke bagian Penerimaan Kas, kemudian dari bagian Penerimaan Kas
akan didistribusikan ke bagian Akuntansi.
b. Surat Perjanjian Sewa
Beli
Surat ini digunakan sebagai
bukti kesepakatan antara perusahaan dengan pembeli yang berisi aturan-aturan
dalam transaksi penjualan kredit. Surat perjanjian ini dibuat oleh bagian
Marketing Intern dan didistribusikan ke bagian kolektor.
c. Surat Kuasa
Surat kuasa merupakan surat
yang berisikan tentang hak perusahaan yang digunakan untuk menarik kembali
kendaraan yang sudah dibeli oleh pembeli apabila tidak bisa melunasi hutangnya
kepada perusahaan. Surat Kuasa ini juga dibuat oleh bagian Marketing Intern
untuk didistribusikan ke bagian Kolektor.
d. Surat Jalan
Surat jalan digunakan
sebagai bukti pengiriman barang yang telah dilaksanakan oleh bagian Driver
kepada pembeli. Surat Jalan ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada
bagian Servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke pembeli. Dokumen ini
dibuat oleh bagian Marketing Intern rangkap dua dan didistribusikan ke bagian
Servis.
e. Surat Serah Terima Barang
Surat serah terima barang
digunakan sebagai bukti penyerahan barang oleh Driver dalam melaksanakan
tugasnya mengirimkan dan meyerahkan barang kepada pembeli. Surat ini juga
digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek kendaraan
sebelum dikirim ke pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern
dengan rangkap dua untuk didistribusikan ke bagian Servis.
f. Surat Keluar
Surat Keluar merupakan surat
keterangan dari bagian Marketing Intern yang digunakan oleh bagian Driver untuk
mengeluarkan kendaraan dari perusahaan. Dokumen ini didistribusikan ke bagian
Servis, dari bagian Servis kemudian ke bagian Driver, selanjutnya ke bagian
Satpam.
g. Kwitansi
Dalam transaksi penjualan
kredit, dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran uang muka dari pembeli.
Dokumen ini dibuat oleh bagian Penerimaan Kas untuk diserahkan ke pembeli
melalui bagian Marketing Intern.
h. Bukti Setor Bank
Bukti Setor Bank digunakan
sebagai bukti penyetoran uang oleh bagian Penerimaan Kas ke bank. Dokumen ini
di buat oleh bagian Penerimaan Kas untuk diarsipkan.
i. Surat Permohonan Faktur
Surat Permohonan Faktur
digunakan untuk meminta faktur yang berisi keterangan dari Astra atas pembelian
resmi sepeda motor. Faktur yang diterima dari Astra tersebut digunakan untuk
pembuatan STNK dan BPKB. Dokumen ini dibuat oleh bagian BPKB untuk dikirimkan
ke Astra.
j. Kartu Angsuran
Catatan akuntansi ini
digunakan untuk mencatat angsuran pelanggan yang dilakukan oleh bagian angsuran.
Kartu angsuran ini dibuat oleh bagian Kolektor berdasarkan nota penjualan untuk
diserahkan kepada pembeli yang digunakan sebagai bukti telah melakukan
pembayaran angsuran.
3. Catatan Akuntansi yang
Digunakan
Catatan akuntansi yang
digunakan dalam transaksi penjualan kredit pada PT.
ASTRA MOTOR HONDA adalah sebagai berikut:
a. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini
digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit
berdasarkan nota penjualan
lembar kelima yang diterima dari bagian Penerimaan Kas. Jurnal umum ini dibuat
oleh bagian Akuntansi.
b. Jurnal Penerimaan Kas.
Catatan akuntansi ini
digunakan untuk penerimaan uang muka dari pembeli. Jurnal penerimaan kas ini
dibuat oleh bagian Akuntansi berdasarkan nota penjualan.
c. Kartu Gudang
Catatan akuntansi ini
digunakan untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di
gudang. Pencatatan ke dalam kartu gudang ini diselenggarakan oleh bagian
Marketing Intern berdasarkan pengecekan fisik secara langsung dari gudang.
d. Laporan Penjualan
Catatan akuntansi ini
digunakan untuk mencatat jumlah penjualan yang dilakukan perusahaan. Pencatatan
ini dilakukan oleh bagian Penerimaan Kas berdasarkan nota penjualan lembar ke
lima.
e. Kartu Piutang
Catatan ini digunakan untuk
mencatat rincian piutang perusahaan kepada tiap pelanggannya. Kartu ini dibuat
oleh bagian angsuran berdasarkan nota penjualan yang diterima dari bagian
Marketing Intern.
f. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini
digunakan untuk mencatat transaksi rincian mutasi persediaan barang,
spesifikasi dan data-data lain mengenai barang dagangan yang berada di gudang.
Kartu persediaan ini dibuat oleh bagian Akuntansi berdasarkan nota penjualan.
4. Jaringan Prosedur yang
Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang
membentuk sistem dalam transaksi penjualan kredit pada PT. Asli Motor Klaten
adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Penjualan
Dalam prosedur ini, bagian
Marketing Intern melayani pembeli yang datang ke Dealer, membuat kesepakatan
harga, memeriksa status kredit dan memberikan otorisasi kredit. Bagian
Marketing Intern kemudian membuat nota penjualan, surat perjanjian kredit,
surat kuasa, surat jalan, surat serah terima barang, surat keluar, dan
mendistribusikannya ke beberapa bagian yang lain untuk memungkinkan bagian lain
tersebut memberikan pelayanan kepada pembeli.
b. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, bagian
Markerting Intern menerima pembayaran uang muka dari pembeli, bersama dengan
nota penjualan lembar kelima uang pembayaran tersebut diserahkan ke bagian
Penerimaan Kas, kemudian bagian Penerimaan Kas membuatkan kwitansi sebagai
bukti penyerahan uang dari bagian Marketing Intern dan menyetorkan uang ke bank
setiap hari serta mengarsipkan bukti setor bank berdasarkan tanggal,
menyerahkan nota penjualan ke bagian Akuntansi.
c. Prosedur Pengecekan
Bagian Servis menerima surat
jalan, surat serah terima barang, dan surat keluar dari bagian Marketing Intern
kemudian mengambil barang yang telah dipilih oleh pembeli dari show room dan
mengecek barang tersebut sebelum diserahkan ke bagian Driver untuk dikirim ke
pembeli.
d. Prosedur Pengiriman
Bagian Driver menerima
barang, surat jalan, surat serah terima barang, serta surat keluar yang
diterima dari bagian Servis dan mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan
informasi yang tercantum dalam dokumen tersebut. Setelah barang diserahkan ke
pembeli, bagian Driver meminta tanda tangan pembeli pada surat serah terima
barang dan surat jalan sebagai tanda bahwa barang telah dikirim dan diterima
oleh pembeli.
e. Prosedur Pencatatan
Akuntansi
Bagian Akuntansi menerima
nota penjualan lembar kelima dari bagian Penerimaan Kas yang digunakan sebagai
dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu
persediaan.
f. Prosedur Pencatatan
Piutang
Dalam prosedur ini, bagian
Angsuran menerima nota penjualan lembar kedua dari bagian Kolektor yang
digunakan sebagai dasar untuk membuat Kartu Piutang.
g. Prosedur Pembuatan STNK
dan BPKB
Bagian BPKB menerima nota
penjualan lembar ketiga dari bagian Marketing Intern yang digunakan sebagai dasar
pembuatan surat permohonan faktur ke Astra. Setelah faktur dari Astra diterima
digunakan
untuk mengurus STNK dan
BPKB. STNK diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan ke pembeli
dan menyimpan BPKB tersebut sampai pelunasan pembayaran kredit oleh pembeli.
h. Prosedur Penagihan
Bagian Kolektor menerima
informasi dari bagian Angsuran untuk membuatkan surat penagihan atas
keterlambatan pembayaran angsuran oleh pembeli.
5. Unsur Pengendalian Intern
Unsur pokok sistem
pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit pada PT. Asli Motor Klaten
terdiri dari:
a. Organisasi:
1) Bagian Marketing Intern
terpisah dari bagian Penerimaan Kas
2) Bagian Penerimaan Kas
terpisah dari bagian Akuntansi
3) Transaksi penjualan
kredit dilaksanakan oleh bagian Marketing Intern, bagian Penerimaan Kas, bagian
Servis, bagian Driver, bagian Akuntansi, bagian Kolektor, bagian BPKB, dan
bagian Angsuran.
b. Sistem Otorisasi dan
Prosedur Pencatatan
1) Penerimaan order dari
pembeli dan persetujuan kredit diotorisasi oleh bagian Marketing Intern dengan
membuat nota penjualan.
2) Pengiriman barang kepada
pelanggan diotorisasi oleh bagian Driver dengan cara menandatangani surat jalan
dan surat serah terima barang.
3) Penetapan harga jual,
syarat penjualan dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Utama, dengan
penerbitan surat yang berhubungan
dengan keputusan mengenai
hal tersebut.
4) Pencatatan ke dalam
catatan akuntansi didasarkan atas dokumen yang lengkap.
5) Pencatatan ke dalan
catatan akunatansi dilaksanakan oleh bagian yang diberi tugas dan wewenang
untuk melakukan pencatatan, yaitu:
a. Pencatatan ke dalam kartu
gudang dan laporan penjualan dilakukan oleh bagian Marketing Intern
b. Pencatatan ke dalam kartu
piutang dilaksanakan oleh bagian Angsuran
c. Pencatatan ke dalam
jurnal dan kartu persediaan dilaksanakan oleh bagian Akuntansi.
d. Pencatatan ke dalam kartu
angsuran dilaksanakan oleh bagian Angsuran
c. Praktik yang sehat
1) Penggunaan nota penjualan
bernomor urut tercetak
2) Adanya audit intern pada
perusahaaan yang mengaudit semua bagian
3) Secara periodik dilakukan
pencocokan jumlah fisik barang yang ada di gudang dengan jumlah barang pada
kartu gudang dan kartu persediaan.
6. Uraian Bagan Alir Sistem
Penjualan Kredit
Uraian kegiatan setiap
bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai
berikut:
a. Bagian Marketing Intern
1) Pembeli datang ke Dealer
2) Bagian Marketing Intern
membuat kesepakatan harga
3) Memeriksa status kredit
dan memberikan otorisasi kredit
4) Membuat nota penjualan
sebanyak empat lembar:
Lembar 1: diserahkan kepada
pembeli
Lembar 2: didistribusikan ke
bagian Kolektor
Lembar 3: didistribusikan ke
bagian BPKB
Lembar 4: disimpan oleh
bagian Marketing Intern sebagai arsip dan digunakan sebagai dasar pembuatan
kartu gudang
Lembar 5: diditribusikan ke
bagian Penerimaan Kas
5) Membuat surat jalan dan
surat serah terima barang sebanyak dua lembar serta surat keluar sebanyak satu
lembar kemudian menyerahkannya ke bagian Servis.
6) Membuat dan meminta tanda
tangan kepada pembeli pada surat perjanjian kredit dan surat kuasa kemudian
menyerahkan ke bagian kolektor.
7) Menerima STNK dari bagian
BPKB untuk diarsipkan sementara berdasarkan abjad sampai diambil oleh pembeli.
b. Bagian Penerimaan Kas
1) Menerima nota penjualan lembar
kelima dari bagian Marketing Intern bersama dengan uang muka penjualan
2) Membuat kwitansi kemudian
diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan kepada pembeli.
3) Membuat laporan penjualan
atas penjualan berdasarkan nota penjualan lembar kelima.
4) Menyetorkan uang ke bank
secara periodik
5) Membuat dan mengarsipkan
bukti setor bank berdasarkan tanggal
6) Menyerahkan nota
penjualan lembar kelima ke bagian Akuntansi.
c. Bagian Akuntansi
1) Menerima nota penjualan
lembar kelima dari bagian Penerimaan Kas
2) Membuat jurnal penjualan,
jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan berdasarkan nota penjualan
3) Mengarsipkan nota
penjualan lembar kelima
d. Bagian Kolektor
1) Menerima nota penjualan
lembar kedua, surat perjanjian, dan surat kuasa dari bagian Marketing Intern
2) Membuat kartu angsuran
untuk diberikan kepada pembeli
3) Mengarsipkan surat
perjanjian dan surat kuasa
4) Menyerahkan nota
penjualan lembar kedua ke bagian Angsuran
e. Bagian BPKB
1) Menerima nota penjualan
lembar ketiga dari bagian Marketing Intern
2) Membuat surat permohonan
faktur ke Astra dan mengarsipkan nota penjualan lembar ketiga berdasarkan nomor
3) Menerima faktur dari
Astra
4) Mengurus pembuatan STNK
dan BPKB dengan faktur dari Astra
5) Mengarsipkan BPKB
sementara berdasarkan tanggal dan menyerahkan STNK ke bagian Marketing Intern.
f. Bagian Angsuran
1) Menerima nota penjualan
lembar kedua dari bagian Kolektor
2) Membuat kartu piutang
berdasarkan nota penjualan
3) Mengarsipkan nota
penjualan lembar kedua
g. Bagian Servis
1) Menerima surat jalan,
surat serah terima barang, dan surat keluar dari bagian Marketing Intern
2) Mengambil barang yang
telah dipilih oleh pembeli
3) Mengecek sepeda motor
kemudian menyerahkan barang ke bagian Driver
4) Mengarsipkan surat jalan lembar
pertama
h. Bagian Driver
1) Menerima barang beserta
surat jalan, surat serah terima barang dan surat keluar dari bagian servis
2) Mengeluarkan barang dari
perusahaan dengan menyerahkan surat keluar ke satpam
3) Mengirimkan barang ke
pembeli dan meminta tanda tangan pada surat serah terima barang sebanyak dua
lembar
4) Menyerahkan surat serah
terima barang lembar pertama ke pembeli
5) Mengarsipkan surat jalan
lembar pertama dan surat serah terima barang lembar kedua berdasarkan tanggal
4.2.2 Kekurangan-kekurangan
yang terdapat pada sistem akuntansi penjualan di PT. ASTRA MOTOR HONDA .
1. Masih terdapat
perangkapan fungsi pada bagian penjualan. Pada bagian ini terdapat dua fungsi
sekaligus yaitu fungsi penjualan dan fungsi kredit. Perangkapan fungsi tersebut
dapat menyebabkan terjadinya piutang tak tertagih karena otorisasi kredit
diberikan oleh bagian Marketing Intern yang selain bertanggung jawab sebagai
bagian penjualan juga bertanggung jawab sebagai bagian kredit.
2. Pada bagian penerimaan
kas tidak mempunyai bukti dokumen yang lengkap atas transaksi penjualan baik
secara tunai maupun kredit. Bagian ini hanya mempunyai bukti atas transaksi
penjualan dari
laporan penjualan yang
dibuat oleh bagian ini.
Dengan melihat
kekurangan-kekurangan yang ada pada PT. ASTRA MOTOR HONDA terutama pada sistem akuntansi penjualan motor, maka
alternatif yang dapat diambil oleh PT. ASTRA MOTOR HONDA dalam sistem akuntansi penjualan motor agar laporan
keuangan perusahaan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya dan dapat
membangun perusahaan agar semakin maju adalah: Bagian yang Terkait Dalam Sistem
Akuntansi Penjualan Motor Pada PT. ASTRA
MOTOR HONDA , bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan
motor secara kredit kurang sesuai dengan teori karena masih terdapat
perangkapan fungsi, oleh karena itu bagian-bagian yang seharusnya dijalankan
oleh PT. ASTRA MOTOR HONDA adalah:Bagian
Marketing Intern Bagian ini bertanggung jawab untuk melayani pembeli yang
datang, membuatkan nota penjualan, surat jalan, surat keluar dan surat serah
terima barang. Bagian Kredit Bagian ini bertanggung jawab untuk memeriksa
status kredit, dan apabila telah memenuhi syarat-syarat kredit bagian ini
memberikan otorisasi kredit dengan membuatkan surat perjanjian dan surat kuasa
dan mengarsipkannyaBagian Penerimaan KasDalam transaksi penjualan kredit,
bagian ini berada dibawah Departemen Keuangan yang bertanggung jawab untuk
membuatkan kwitansi atas penerimaan kas dari bagian Marketing Intern dan
menyetorkan uang ke bank secara periodik (setiap hari).Bagian AkuntansiDalam
transaksi penjualan kredit, bagian akuntansi bertugas untuk membuat jurnal
penjualan, jurnal penerimaan kas dan mencatat transaksi rincian mutasi barang
ke dalam kartu persediaan berdasarkan nota penjualan lembar kelima.Bagian
Kolektor Dalam transaksi penjualan kredit, bagian kolektor bertugas membuat
kartu angsuran yang digunakan oleh pembeli sebagai bukti
telah melakukan pembayaran
uang muka, pencatatan uang muka ke dalam kartu angsuran dilakukan berdasarkan
nota penjualan lembar kedua yang diterima dari bagian Marketing Intern. Selain
itu bagian ini juga bertanggung jawab untuk mengarsipkan surat perjanjian dan
surat kuasa dari bagian kredit.Bagian ServisDalam transaksi penjualan kredit,
bagian Servis bertugas mengambil sepeda motor yang telah dipilih oleh pembeli
dari show room, dan mengecek kendaraan untuk diserahkan ke bagian Driver.Bagian
DriverBagian ini bertugas mengirimkan barang yang diterimanya dari bagian
Servis kepada pembeli berdasrkan surat jalan, surat serah terima barang dan
surat keluar, setelah menyerahkan barang, bagian ini meminta tanda tangan
pembeli pada surat serah terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut
telah diterima oleh pembeli.Bagian BPKBDalam transaksi penjualan kredit, bagian
ini menerima nota penjualan dari Bagian Marketing Intern dan bertanggung jawab
membuat surat permohonan faktur ke Astra yang akan digunakan untuk mengurus
pembuatan STNK dan BPKB. Selanjutnya, STNK akan diserahkan ke bagian Marketing
Intern untuk diserahkan kepada pembeli dan mengarsipkan BPKB sampai pembayaran
dilunasi.Bagian AngsuranBagian angsuran bertanggung jawab untuk membuat kartu
piutang berdasarkan nota penjualan lembar kedua dari bagian Kolektor, dan
melakukan pencatatan pembayaran angsuran dari pembeli.Pada PT. ASTRA MOTOR HONDA tidak
memiliki fungsi gudang yang secara khusus bertanggung jawab atas bagian gudang
karena bagian gudang menjadi tanggung jawab bersama Departemen Marketing dan
Departemen Mekanik. Oleh karena itu, pembuatan kartu gudang dilaksanakan oleh
bagian Marketing Intern dan bagian servis yang menyiapkan barang yang telah
dipilih oleh pembeli kemudian diantarkan
langsung oleh bagian driver
ke pembeli.Sedangkan pada sistem akuntansi penjualan motor secara tunai pada
PT. Asli Motor Klaten sudah sesuai dengan teori yang ada, dan sudah disesuaikan
dengan kebutuhan operasional perusahaan dengan menambah bagian-bagian tertentu
yang terkait dengan transaksi penjualan motor secara tunai.
BAB V
PENUTUP
5.1 Simpulan
Setelah penulis melaksanakan
penelitian dan berdasarkan hasil pembahasan mengenai sistem akuntansi penjualan
motor yang melipui: bagian-
bagian, dokumen, catatan,
dan prosedur yang digunakan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Bagian yang terkait dalam
sistem akuntansi penjualan motor kredit belum sesuai dengan teori karena masih
terdapat perangkapan fungsi pada bagian penjualan yang merangkap tiga fungsi
sekaligus yaitu bagian penjualan, bagian kredit dan bagian gudang. Bagian
terkait sistem penjualan kredit yaitu: bagian marketing intern, bagian
penerimaan kas, bagian akuntansi, bagian kolektor, bagian servis, bagian
driver, bagian BPKB, dan bagian angsuran. Bagian-bagian tersebut dibentuk untuk
menyesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan. Sedangkan dalam sistem
akuntansi penjualan tunai sudah sesuai dengan teori yaitu: bagian marketing
intern, bagian penerimaan kas, bagian akuntansi, bagian servis, bagian driver,
dan bagian BPKB.
2. Dokumen yang digunakan
dalam sistem akuntansi penjualan kredit antara lain: nota penjualan, surat
perjanjian sewa beli, surat kuasa, surat jalan, surat serah terima barang,
surat keluar, kwitansi, bukti setor bank, surat permohonan faktur dan kartu
angsuran. Sedangkan dokumen untuk penjualan tunai antara lain: tanda terima,
surat jalan, surat serah terima barang, surat keluar, kwitansi, bukti setor
bank dan surat permohonan faktur. Dokumen-dokumen tersebut digunakan sebagai
pendukung dalam laporan keuangan dan dokumen-dokumen tersebut harus bernomor
urut tercetak.
3. Catatan akuntansi yang
digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit antara lain: jurnal
penjualan, jurnal penerimaan kas, kartu gudang, laporan penjualan, kartu
piutang dan kartu persdiaaan. Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan untuk
penjualan tunai antara lain: jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas, kartu
gudang, laporan penjualan, dan kartu persediaan. Catatan akuntansi digunakan
sebagai peringkasan dalam transaksi penjualan baik secara tunai maupun secara
kredit.
4. Bagan alir sistem
penjualan motor yang digunakan pada PT. ASTRA MOTOR HONDA masih
kurang baik karena belum sepenuhnya menggunakan simbol-simbol yang tepat.
5. Dalam pengendalian
intern, PT. ASTRA MOTOR HONDA masih
kurang menerapkan praktik yang sehat, sistem penomoran urut tercetak tidak pada
semua faktur. Namun perusahaan sudah mempunyai aditor intern yang dapat
memeriksa dan mengawasi operaional perusahaan.
5.2 Saran
Berdasarkan beberapa
kekurangan yang dikemukakan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba untuk
memberikan saran-saran yang diharapkan dapat dijadikan pertimbangan bagi
perusahaan untuk memperbaiki sistem penjualan yang ada pada PT. ASTRA MOTOR
HONDA .
Adapun saran-saran yang penulis kemukakan adalah sebagai berikut:
1. Dalam perusahaan
sebaiknya mengadakan pemisahan fungsi antara bagian marketing intern dan bagian
kredit. Dengan adanya pemisahan fungsi diharapkan dapat mengurangi resiko
piutang tak tertagih maupun kesalahan lain yang dapat dilakukan karyawan.
2. Pada bagian penerimaan
kas sebaiknya memiliki dokumen yang lengkap atas transaksi penjualan. Sehingga
ketelitian dan keandalan data akuntansi dapat terjamin.
3. Seluruh dokumen yang
digunakan perusahaan harus bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh bagian yang terkait.
4. Bagan alir yang digunakan
sebaiknya sedikit diubah pada bagian simbol-simbolnya yang disesuaikan dengan
teori.